Wir nehmen den Schutz Ihrer Daten ernst. Hier erfahren Sie, was wir wann erheben.
Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website oder App nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.
Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung?
Die Datenverarbeitung erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Impressum dieser Website entnehmen.
Wie erfassen wir Ihre Daten?
Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben.
Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst — vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem, Uhrzeit des Seitenaufrufs).
Wofür nutzen wir Ihre Daten?
Die Daten werden erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden, um die Website zu verbessern.
Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?
Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen.
Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter:
IONOS SE
Elgendorfer Str. 57
56410 Montabaur
Deutschland
Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von IONOS: ionos.de/terms-gtc/terms-privacy
Unsere Backend- und API-Dienste werden bei Google Cloud Run betrieben. Dabei können technisch erforderliche Zugriffsdaten wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Endpunkte, übertragene Datenmengen sowie Fehler- und Systemprotokolle verarbeitet werden, um die App- und Webfunktionen bereitzustellen, Missbrauch zu verhindern und die Sicherheit des Dienstes zu gewährleisten.
Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: policies.google.com/privacy.
Wir speichern Ihre Cookie-Auswahl im Local Storage Ihres Browsers unter docuwhale_cookie_consent. Diese Speicherung ist technisch notwendig, damit wir Ihre Entscheidung berücksichtigen können.
Sie können Ihre Auswahl jederzeit über die Cookie-Einstellungen auf der Website ändern. Wenn Sie Analytics deaktivieren, werden vorhandene Analyse-Cookies (Google Analytics und Microsoft Clarity) nach Möglichkeit aus Ihrem Browser entfernt und es werden keine weiteren Analyse-Skripte geladen.
Rechtsgrundlage für den Einsatz der Analyse-Dienste ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG (Speicherung und Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät). Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Soweit Sie einwilligen, nutzen wir Google Analytics, um die Nutzung unserer Website anonymisiert auszuwerten und die Website zu verbessern. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
Google Analytics kann Cookies wie _ga, _ga_* und _gid setzen. Wir verwenden Google Analytics nur nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung und mit IP-Anonymisierung.
Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: policies.google.com/privacy.
Soweit Sie einwilligen, nutzen wir Microsoft Clarity, um zu verstehen, wie Besucher mit unserer Website interagieren. Clarity erstellt dazu pseudonyme Sitzungsaufzeichnungen (z. B. Maus- und Scrollbewegungen, Klicks) sowie Heatmaps und aggregierte Nutzungsstatistiken. So erkennen wir, welche Bereiche gut funktionieren und wo wir die Seite verbessern können.
Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland (Mutterunternehmen: Microsoft Corporation, USA). Die über Clarity erfassten Daten werden an Microsoft übermittelt; Microsoft kann diese Daten auch für eigene Zwecke – etwa zur Verbesserung der eigenen Produkte und Dienste – gemäß den Microsoft-Datenschutzhinweisen verarbeiten.
Microsoft Clarity kann Cookies setzen (u. a. _clck und _clsk als Erstanbieter-Cookies sowie ggf. CLID, ANONCHK, MUID und SM über die Domain clarity.ms) und vergleichbare Technologien wie Local Storage verwenden. Eingaben in Formulare und sensible Inhalte werden durch Clarity standardmäßig maskiert und nicht aufgezeichnet.
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Clarity wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung geladen; ohne Einwilligung findet keine Aufzeichnung statt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.
Bei der Nutzung von Microsoft Clarity können Daten in die USA übertragen werden. Microsoft ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend bestehen Standardvertragsklauseln als geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Microsoft: privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement sowie in der Übersicht zu Clarity: learn.microsoft.com/clarity.
Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.
Pascal Raub – Flying Chair AI
Grüne Str. 70
27749 Delmenhorst
Deutschland
E-Mail: info@docuwhale.de
Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt.
Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen.
Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen.
Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten.
Die von Ihnen hochgeladenen oder fotografierten Dokumente werden verarbeitet, um Text zu erkennen (OCR) und relevante Informationen zu extrahieren. Diese Daten werden verschlüsselt gespeichert und sind nur für Sie zugänglich. Mehr Details in unserer App-Datenschutzerklärung.
Die DocuWhale-App benötigt folgende Berechtigungen:
Diese Berechtigungen werden nur für die beschriebenen Zwecke verwendet und können jederzeit in den Geräteeinstellungen widerrufen werden.
Wenn Sie Mitteilungen erlaubt haben, erinnert DocuWhale Sie an Fristen, die aus Ihren Dokumenten erkannt wurden. Derzeit werden inhaltliche Push-Benachrichtigungen ausschließlich für Kündigungsfristen versendet.
Eine Nachricht enthält die Art der Frist, das Datum und die betroffene Sache — in der Regel den Namen des Vertragspartners und die Art des Vertragsverhältnisses, wie sie im Dokument stehen. Beispiel: „In 3 Tagen läuft Ihre Kündigungsfrist ab — Musterfirma GmbH Servicevertrag, bis 18.09.2026.“ Dokumentinhalte, Beträge und Dateien werden nicht übertragen. Der technische Datenteil enthält lediglich den Nachrichtentyp und eine Dokument-ID.
Die Nachricht kann auf dem Sperrbildschirm erscheinen und dort für andere Personen sichtbar sein. Wenn Sie nicht möchten, dass Vertragsnamen dort angezeigt werden, können Sie die Vorschau in den Geräteeinstellungen einschränken (iOS: Einstellungen → Mitteilungen → Vorschau zeigen; Android: Einstellungen → Benachrichtigungen → Auf dem Sperrbildschirm).
Zur Zustellung verarbeiten wir Ihren Geräte-Token, Ihre Benachrichtigungseinstellungen und den Nachrichteninhalt. Empfänger sind Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, als Auftragsverarbeiter über Firebase Cloud Messaging sowie auf iOS zusätzlich Apple Inc., One Apple Park Way, Cupertino, CA 95014, USA, über den Apple Push Notification service. Eine Übermittlung an Google LLC in den USA ist nicht ausgeschlossen; als Garantien dienen insbesondere Standardvertragsklauseln und die Zusatzvereinbarungen der Firebase-Bedingungen. Die Dienste verarbeiten die Nachricht technisch zur Weiterleitung und werden von uns nicht mit einer inhaltlichen Auswertung beauftragt.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Push-Benachrichtigungen werden nur versendet, wenn Sie diese in den Systemeinstellungen erlaubt haben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie Mitteilungen für DocuWhale deaktivieren. Ohne Einwilligung bleibt die App vollständig nutzbar; die Fristen werden weiterhin in der App angezeigt, Sie erhalten lediglich keine Push-Erinnerung.
Der Geräte-Token wird gespeichert, solange das Gerät angemeldet ist, und gelöscht, wenn Sie sich abmelden oder Mitteilungen dauerhaft verweigern. Wir speichern außerdem, welche Erinnerung versendet wurde, um eine doppelte Zustellung zu vermeiden. Dieses Versandprotokoll wird spätestens mit der Löschung Ihres Kontos gelöscht.
Wir können Nutzungsdaten erheben, um die Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit der App zu verbessern. Soweit möglich, verarbeiten wir diese Daten anonymisiert oder aggregiert.
Wenn Sie den auf dieser Website angebotenen Newsletter beziehen möchten, benötigen wir von Ihnen eine E-Mail-Adresse sowie Informationen, die uns die Überprüfung gestatten, dass Sie der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind und mit dem Empfang des Newsletters einverstanden sind. Nach der Eingabe senden wir Ihnen daher zunächst eine E-Mail mit einem Bestätigungslink (Double Opt-in). Erst wenn Sie diesen Link anklicken, nehmen wir Ihre Adresse in den Newsletter-Verteiler auf; vorher erhalten Sie von uns keinen Newsletter. Der Bestätigungslink ist 7 Tage gültig. Ohne Bestätigung wird die vorgemerkte Anmeldung ungültig und die Adresse gelöscht.
Gespeichert werden Ihre E-Mail-Adresse, die Sprachversion der Anmeldung, der Status der Anmeldung (vorgemerkt, bestätigt, abgemeldet), die Zeitpunkte von Anmeldung, Bestätigung und gegebenenfalls Abmeldung sowie die bei Anmeldung und Bestätigung verwendete IP-Adresse und die übermittelte Browser-Kennung (User-Agent). Diese Protokolldaten dienen ausschließlich dem Nachweis Ihrer Einwilligung.
Die Daten verwenden wir ausschließlich für den Versand des Newsletters mit Produkt-Updates, neuen Funktionen und Hinweisen zu DocuWhale. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Protokollierung des Anmeldevorgangs stützen wir auf unser berechtigtes Interesse am Nachweis der erteilten Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — entweder über den Abmeldelink in jeder Newsletter-E-Mail oder mit einer kurzen Nachricht an info@docuwhale.de. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Nach einer Abmeldung bewahren wir Ihre E-Mail-Adresse mit dem Vermerk der Abmeldung auf, damit die Adresse nicht erneut angeschrieben wird. Auf Wunsch löschen wir den Eintrag vollständig; schreiben Sie uns dazu an info@docuwhale.de.
Die Anmeldedaten speichern wir in unserer Datenbank bei Supabase, den Versand der Bestätigungs- und Newsletter-E-Mails übernimmt Resend (siehe nachfolgenden Abschnitt). Beide Anbieter verarbeiten die Daten als Auftragsverarbeiter nach unseren Weisungen. Eine Weitergabe Ihrer Adresse an Dritte oder eine Nutzung für Werbung Dritter findet nicht statt.
Für den Versand von Kontaktanfragen, Bestätigungs-E-Mails und Newslettern nutzen wir Resend. Kontaktanfragen werden an info@docuwhale.de zugestellt, Bestätigungs- und Newsletter-E-Mails an die von Ihnen angegebene Adresse. Mehr Informationen: resend.com/legal/privacy-policy.
Für die Authentifizierung der App und Web-Auth-Flows (Passwort-Reset, Magic-Link, E-Mail-Bestätigung) sowie für die Speicherung der Newsletter-Anmeldungen nutzen wir Supabase. Mehr Informationen: supabase.com/privacy.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen.
Stand: 2. November 2026
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