Posteingänge sind verteilt
Rechnungen und Geschäftspost landen in verschiedenen E-Mail-Postfächern und Ordnern.
DocuWhale liest Rechnungen, Verträge und Geschäftspost, erkennt Fristen und Beträge und bringt die nächsten Schritte strukturiert in deinen Teamablauf.
Montag, 27. Juli
Guten Morgen, Lena.
18
Neue Dokumente
7
Offene Aufgaben
24
Diese Woche erledigt
Neu eingegangen
Automatisch analysiert
Rechnung · Nordlicht GmbH
1.248,00 € · fällig 28. Aug.
Wartungsvertrag 2026
Verlängerung · 14. Sept.
Kundenanfrage · Bauprojekt
Antwort vorgeschlagen
Nächste Aufgabe
Heute fällig
Rechnung Nordlicht GmbH prüfen
1.248,00 €
Frist: 28. August
Zugewiesen an Lena
Wenn Informationen verstreut sind, wird aus jedem neuen Dokument eine manuelle Abstimmung. DocuWhale verbindet den Inhalt direkt mit der nächsten Aufgabe.
Rechnungen und Geschäftspost landen in verschiedenen E-Mail-Postfächern und Ordnern.
Zahlungs-, Kündigungs- und Verlängerungsfristen müssen von Hand in Kalender kopiert werden.
Im Team ist nicht sofort klar, wer ein Dokument prüfen oder den nächsten Schritt übernehmen soll.
Wichtige Unterlagen tauchen oft erst dann wieder auf, wenn sie dringend gebraucht werden.
Beträge, Ansprechpartner und nächste Schritte werden immer wieder einzeln herausgelesen.
Nicht nur ablegen: DocuWhale versteht den Inhalt und macht den nächsten Arbeitsschritt sichtbar.
Per Upload, Scan oder E-Mail-Import gelangt Geschäftspost an einen gemeinsamen Ort.
Dokumentart, Absender, Betrag, Frist und die wichtigsten Inhalte werden erkannt.
Eine Aufgabe entsteht, der nächste Schritt und eine passende Zuständigkeit werden vorgeschlagen.
Dokument, Aufgabe, Rückfragen und Bearbeitungsstatus bleiben miteinander verbunden.
DocuWhale Business setzt dort an, wo in kleinen Teams besonders viel Zeit zwischen Posteingang und Erledigung verloren geht.
Eingangsrechnungen
DocuWhale erkennt Rechnungen, erfasst Fälligkeit und Betrag und bereitet die Prüfung für den richtigen Ablauf vor.
Verträge & Fristen
Kündigungs-, Verlängerungs- und Zahlungsfristen werden aus Verträgen erkannt und als Aufgabe festgehalten.
Geschäftspost
Kundenunterlagen und Geschäftspost werden verstanden, in Arbeit übersetzt und für die Antwort vorbereitet.
Ein klarer Einstieg für Selbstständige und kleine Unternehmen – ohne den Anspruch, ein überladenes Enterprise-Dokumentenmanagement zu sein.
Welche Teamfunktionen bereits zu deinem Ablauf passen und welche Anforderungen eine individuelle Einführung brauchen, klären wir im persönlichen Gespräch.
Geschäftsdokumente und die dazugehörige Arbeit in einem klaren Unternehmenskontext bündeln.
Dokumente aus bestehenden Kanälen unkompliziert in den Workflow übernehmen.
Dokumentart, Fristen, Beträge und Ansprechpartner strukturiert erfassen.
Nächste Schritte festhalten, Zuständigkeiten vorbereiten und den Status überblicken.
Abstimmungen direkt beim Dokument und der zugehörigen Aufgabe vorbereiten.
Unterlagen befragen, Informationen finden und Antworten vorbereiten lassen.
Anforderungen an Verantwortlichkeiten und Zugriffe vor einem Team-Rollout gemeinsam klären.
Dokumente und Aufgaben schnell eingrenzen und Daten bei Bedarf exportieren.
Keine vagen Sicherheitsversprechen und keine unbelegten Compliance-Schlagworte: Im persönlichen Gespräch klären wir Verarbeitung, Zugriff und Datenkontrolle nachvollziehbar.
Klare Auskunft darüber, wo Unternehmensdaten verarbeitet und gespeichert werden.
Dokumente werden bei der Übertragung geschützt und nicht für Werbung verkauft.
Nachvollziehbare Informationen zu Verarbeitung und eingesetzten Unterauftragsverarbeitern.
Vor einem Teamzugriff klären wir Rollen, Verantwortlichkeiten und den benötigten Funktionsumfang.
Unternehmensdaten bleiben kontrollierbar und können gelöscht oder exportiert werden.
Direkte Unterstützung auf Deutsch bei Einführung, Datenschutz und laufender Nutzung.
Zeig uns, wie Geschäftspost heute durch dein Team läuft. Gemeinsam klären wir, wo DocuWhale die nächsten Schritte automatisch sichtbar machen kann.
Persönliches Erstgespräch Für Teams mit 1–20 Personen Antworten auf Datenschutzfragen
Beschreibe kurz, wie Dokumente heute in deinem Unternehmen ankommen und bearbeitet werden. Wir melden uns persönlich.
Wir schauen uns deinen Ablauf an und klären gemeinsam, wo DocuWhale sinnvoll unterstützen kann.
In der Regel innerhalb von 24 Stunden
Ein paar Stichpunkte zu Dokumenten, Teamgröße und aktuellem Ablauf reichen völlig aus.
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