Verteilte Eingänge
Rechnungen kommen per E-Mail, als Papier und über Portale — und liegen danach an vier verschiedenen Orten.
DocuWhale erkennt eingehende Rechnungen, liest Betrag, Rechnungsnummer und Fälligkeit aus und macht daraus einen nachvollziehbaren Arbeitsschritt statt einer weiteren PDF im Postfach.
Beispiel: erkannte Eingangsrechnung
Rechnung · Nordlicht GmbH
PDF · 2 Seiten · heute eingegangen
Nächster Schritt
Rechnung prüfen und freigeben
Aufgabe erstellt · Erinnerung 3 Tage vorher
In kleinen Teams läuft die Rechnungsprüfung selten über ein System. Sie läuft über Postfächer, Zurufe und Erinnerungen im Kopf — und genau da gehen Fristen und Skonto verloren.
Rechnungen kommen per E-Mail, als Papier und über Portale — und liegen danach an vier verschiedenen Orten.
Zahlungsziele und Skontofristen werden von Hand übertragen oder gar nicht erst notiert.
Wer eine Rechnung sachlich prüft und wer sie freigibt, ist oft erst nach einer Rückfrage klar.
Für Rückfragen, Buchhaltung oder Steuerberatung wird die passende Rechnung erneut zusammengesucht.
Vier Schritte, die aus einer eingehenden Rechnung eine dokumentierte Aufgabe machen — ohne dass jemand Daten abtippt.
Per E-Mail-Import, Upload oder Scan kommt die Rechnung an einem gemeinsamen Ort an.
Absender, Rechnungsnummer, Betrag, Steuer und Zahlungsziel werden strukturiert erfasst.
Aus der Rechnung entsteht eine Aufgabe mit Frist, Erinnerung und vorgeschlagener Zuständigkeit.
Geprüft, freigegeben oder offen: Der Stand hängt am Dokument und ist im Team nachvollziehbar.
DocuWhale ersetzt keine Buchhaltungssoftware. Es sorgt für den Schritt davor: dass jede Rechnung erfasst, verstanden und einer Person zugeordnet ist.
Betrag, Steuersatz, Rechnungsnummer, Zahlungsziel und Absender werden aus dem Dokument erfasst.
Zahlungsziele und Skontofristen werden als Termin hinterlegt, statt im Fließtext zu bleiben.
Jede Prüfaufgabe bekommt eine verantwortliche Person, damit nichts unbearbeitet liegen bleibt.
Erinnerungen melden sich vor der Fälligkeit — nicht erst, wenn die Mahnung eintrifft.
Suche und Filter nach Absender, Betrag, Zeitraum oder Status statt Ordner-Archäologie.
Dokumente und erfasste Daten lassen sich gebündelt an Buchhaltung oder Steuerberatung weitergeben.
Offene Punkte klären wir am liebsten direkt am konkreten Ablauf — im persönlichen Erstgespräch.
Nein. DocuWhale deckt den Schritt davor ab: Rechnungen erfassen, verstehen, prüfen und zuordnen. Die eigentliche Buchung bleibt in deiner Buchhaltung oder bei der Steuerberatung.
Über Upload, Scan oder einen E-Mail-Import. Welche Wege für deinen Ablauf sinnvoll sind, klären wir im Erstgespräch gemeinsam.
Die Erkennung funktioniert bei üblichen Rechnungsformaten gut, bleibt aber ein Vorschlag. Alle erfassten Werte sind am Dokument sichtbar und lassen sich vor der Freigabe korrigieren.
Ja. Aufgaben lassen sich Personen zuordnen, und der Bearbeitungsstand bleibt am Dokument sichtbar. Rollen und Zugriffe stimmen wir vor einem Team-Rollout ab.
DocuWhale Business setzt überall dort an, wo zwischen Posteingang und Erledigung Zeit verloren geht.
Im Erstgespräch schauen wir uns an, wie Rechnungen heute bei euch ankommen und wo DocuWhale den Prüfweg verkürzen kann.
Persönliches Erstgespräch Für Teams mit 1–20 Personen Antworten auf Datenschutzfragen
Beschreibe kurz, wie Dokumente heute in deinem Unternehmen ankommen und bearbeitet werden. Wir melden uns persönlich.
Wir schauen uns deinen Ablauf an und klären gemeinsam, wo DocuWhale sinnvoll unterstützen kann.
In der Regel innerhalb von 24 Stunden
Ein paar Stichpunkte zu Dokumenten, Teamgröße und aktuellem Ablauf reichen völlig aus.
Notwendige Speicherung ist aktiv; Analytics ist optional. Datenschutzerklärung ansehen